Organisationsentwickung in einer Behörde

Der Prozess der Organisationsentwickung einer Abteilung einer großen Bundesbehörde startet mit einem großen Kick-off Workshop.

Eine Bundesanstalt entwickelt sich mehr und mehr von einer verwaltenden Behörde zu einem modernen Dienstleitungszentrum für das Ministerium, die Wirtschaft und die Partner in den Bundesländern.

Vor diesem Hintergrund und der Zielstellung hat sich eine Abteilung für Förderung, Forschung, Innovation und Nachhaltigkeit aufgemacht, insbesondere die Struktur und das Zusammenwirken in der Abteilung gemeinsam weiter zu entwickeln.

Ein Auftaktworkshop mit allen Mitarbeitenden legte den Grundstein für diesen Entwicklungsprozess. In einem vollkommen offenen Austausch kam in Form eines World-Café im wahrsten Sinne des Wortes alles auf den Tisch.

Anfangs gab es noch groß Zweifel, ob diese Offenheit und Beteiligung denn wirklich ernst gemeint sei, oder insgeheim längst alles entschieden ist und nur Pseudopartizipation stattfände.

Doch nach und nach wurde deutlich, dass hier nichts von „Oben“ vorgegeben ist. Alle gemeinsam identifizierten relevante Themen und Handlungsfelder und entwickelten erste Ideen dafür.

Doch bei Ideen sollte es nicht bleiben, denn die verhallen ja bekanntlich sehr schnell. So wurde ein Entwicklungsprozess angestoßen, in dem viele eine Mitverantwortung fürs Gelingen übernehmen.

Für die Führungskräfte ungewohnt, wurden auf freiwilliger Basis Entwicklungsgruppen initiiert, die sich der wichtigsten Themen annahmen. Diese Gruppen arbeiteten wetgehend autark. Nur bei Themen, die ein hohes Konfliktpotentiial beinhalteten, wurdn der Prozess und die erforderlichen Workshops begleitet. 

Auch die Führungskräfte waren in der Verantwortung. Sie setzten sich in mehreren Workshops aktiv mit ihrer veränderten Rolle in einem solch partizipativen Prozess auseinander. Das Vorgehen war einigen sehr fremd und man musste erst wieder seinen Platz in seiner Rolle als Führungskraft finden. Parallel entwickelten die Führungskräfte ihrerseits neue Formen der Zusammenarbeit im Führungsteam.

In mehreren, kurzen Mitarbeiterversammlungen wurde über den Stand des Prozesses informiert und über den Prozess ansich beraten. Eine Resonanzruppe, die aus einem Querschnitt aller Referate und Ebenen bestand, reflektierte den Prozess zusätzlich regelmäßig und gab der Leitung und den Begleitern wichtige Rückmeldungen.

In weiteren Abteilungsworkshop, die dann wegen der Corona-Pandemie bereits digital stattfinden mussten, wurden die Ergebnisse der Entwicklungsgruppen vorgestellt, beraten und die Gruppen bekamen detailliete Rückmeldungen für ihrer Weiterarbeit.

Ein absolutes Novum für die Abteilung war, wie Entscheidungen getroffen wurden. Wo es früher üblich war, dass nur der obere Führungskreis Beschlüsse von größerer Tragweite fasste, waren nun alle, die aktiv an der Gestaltung mitwirkten, am Konsent-Entscheidungsprozess beteiligt. Umso höher war dann die Akzeptanz, gerade bei heiklen Themen oder Straukturfragen.